Creatief meedenken over zichtbaarheid en ledenwerving

Hoe blijf je relevant en aantrekkelijk voor je doelgroep? Hoe bereik je je (nieuwe) leden en behoud je je bestaansrecht? Als strategisch partner helpt Cantrijn verenigingen passende antwoorden vinden op deze cruciale vragen. In die rol ondersteunt Cantrijn onder andere de NVFM, de Nederlandse Vereniging voor Farma Managers.

Dit is een actueel en inspirerend netwerk dat leden uit de farmaceutische sector helpt bij hun professionele ontwikkeling. De leden werken voornamelijk in commerciële rollen binnen deze sector, zoals marketing, sales, medisch en markt access, en richten zich op het beschikbaar maken van geneesmiddelen voor patiënten binnen de strikte regels die er voor dit veld gelden. Elkaar inspireren en oplossingen met elkaar delen geeft de leden de kans dit zo goed mogelijk te doen. De NVFM biedt dat met name in de vorm van een viertal grote events die de vereniging elk jaar organiseert, waarbij netwerken en kennis delen belangrijke pijlers zijn.

De NVFM heeft een vierkoppig bestuur waarvan Naomi Tielen de voorzitter is. De bestuursleden zijn allemaal vrijwilligers en worden door Cantrijn professioneel ondersteund op onder andere secretarieel, administratief en communicatief vlak. Dorothé Roubos vervult als verenigingsmanager de coördinerende en adviserende rol om het bestuur te ontzorgen.

Uitdaging

Het is van vitaal belang om die events in te vullen met een aansprekend en kwalitatief hoogwaardig programma. Het lidmaatschap draait immers om deze events. Het bestuur van de NVFM staat dus voor de doorlopende uitdaging om onderwerpen te selecteren die relevant zijn, zodat de events druk worden bezocht.

,,We hebben ongeveer 150 leden waaronder een flinke groep trouwe leden die al aangesloten zijn sinds de oprichting, ruim 25 jaar geleden’’, vertelt Naomi Tielen. ,,Zij zijn ook bijna altijd te vinden op de bijeenkomsten die we organiseren. De uitdaging die wij, en vele andere verenigingen hebben, is hoe je nieuwe jonge leden weet aan te trekken. Zij zorgen voor extra dynamiek binnen de vereniging.’’

Inhoud

Het organiseren van events van hoge kwaliteit is tijdrovend. Zonder de ondersteuning van Cantrijn zou dat niet mogelijk zijn, betoogt Naomi Tielen. ,,Zéker voor de ondersteunende werkzaamheden hebben wij die hulp nodig. Het is onmogelijk voor een kleine organisatie als de onze om ook de dagelijkse bezigheden uit te voeren, zoals de ledenadministratie, facturering, registratie van deelnemers en e-mailbehandeling. Omdat Cantrijn dit van ons overneemt, kunnen wij ons zelf met de inhoud bezighouden. Dat heeft zich bewezen in goede inhoudelijke events met grotere bezoekersaantallen.”

Ook bij de vorm van de events is verenigingsmanager Dorothé Roubos nadrukkelijk betrokken. Haar ervaring bij andere verenigingen die Cantrijn ondersteunt, is daarbij zeer waardevol. Zo was de algemene ledenvergadering in het verleden steevast de minst bezochte van alle NVFM-bijeenkomsten. ,,Er was geprobeerd om een spreker aan de ALV te koppelen, maar dan kwamen de bezoekers nog alleen maar voor de spreker. In plaats daarvan is de ALV nu onderdeel van een regulier event gemaakt. Daarin bieden we bezoekers een totaalprogramma met een ingekorte ALV. Dat werkt wel.’’

Young Talent School

Een mooi voorbeeld van vernieuwing is de Young Talent School. Speciaal gericht op de doelgroep van jong professionals die de NVFM graag wil bereiken. Naomi Tielen: ,,Dit event is op de carrière gericht, waarin het gaat om zaken als Wie ben ik? Waar word ik gelukkig van? Hoe zie ik mijn werkende toekomst en hoe realiseer ik die toekomst?

Zo’n event is heel waardevol voor de doelgroep, maar ook voor de ervaren leden binnen de vereniging, bedrijven en organisaties die de NVFM steunen.’’

Corona

Helaas moest de Young Talent School in oktober worden afgeblazen in verband met corona. Hetzelfde lot dat ook de andere events van 2020 al trof. Zonde natuurlijk van alle inspanning die in de voorbereiding werd gestoken, maar extra vervelend voor de leden en de vereniging, waarvan het lidmaatschap zo sterk samenhangt met het bezoek van de events. Dat vraagt in deze vreemde tijden om creativiteit.

,,Je moet zichtbaar blijven’’, zo is Dorothé Roubos stellig. ,,Als je in deze periode niets organiseert, kan dat leiden tot een grote klap voor je vereniging. Dus hebben we na overleg met elkaar besloten om online events aan te bieden aan de leden. Bij Cantrijn kregen we in deze periode meerdere vergelijkbare vraagstukken van andere verenigingen waarmee we aan het werk gegaan zijn. Via Teams hebben we veel webinar-achtige events georganiseerd, waarbij we het hele traject begeleiden van uitnodigingen tot registraties tot en met het optreden als moderator. Normaal gesproken regelen we een locatie, nu werd dat een technische locatie.’’

Lunch & learn

Door de tijdelijke switch naar digitale bijeenkomsten kan de NVFM haar leden blijven bereiken zonder fysieke ontmoeting. ,,We hebben bijvoorbeeld een lunch & learn-programma aangeboden’’, vertelt Naomi Tielen. ,,Een viertal sessies in een periode van vier weken met steeds een uurtje een aansprekend programma rond lunchtijd. Vijftig leden hadden zich daarvoor aangemeld waaraan twee-derde tot driekwart ook werkelijk deelnam. Dat is best een mooie score. Met zulke ideeën kunnen we toch kennis blijven delen met onze leden. Dat is één van onze speerpunten, samen met de netwerkfunctie van de events. We zoeken nog naar een goede manier om ook het netwerken vorm te geven nu we met corona te maken hebben.’’

,,We laten ons niet zomaar vangen, we zoeken altijd nieuwe wegen om onze leden te bereiken. En het helpt ontzettend dat we daarbij op de support van Cantrijn kunnen rekenen.’’